Nell’era digitale, la necessità di spostarsi fisicamente per firmare un documento sta venendo meno. Molti cittadini, specialmente chi vive all’estero o in un’altra città, si chiedono: è possibile firmare un atto notarile online, senza recarsi nello studio del Notaio?
La risposta è sì, in Italia è possibile stipulare un atto notarile a distanza.
Attenzione: questo non significa “senza Notaio”. Al contrario, il Notaio è sempre obbligatorio e presente. Grazie alle recenti normative europee e italiane, il professionista può gestire l’intero atto in videoconferenza attraverso una piattaforma tecnologica sicura, creando un Atto Pubblico Informatico.
In questa guida, Le spieghiamo quali atti si possono fare, quali requisiti Le servono e i passaggi da seguire.
Come Funziona l’Atto Notarile a Distanza?
Non si tratta di una semplice videochiamata su Zoom o Teams. L’atto a distanza si svolge esclusivamente sulla piattaforma ufficiale del Notariato (gestita da Notartel), che garantisce i massimi standard di sicurezza, l’identificazione certa delle parti e l’integrità del documento.
Il Notaio e tutte le parti coinvolte si collegano simultaneamente. Il Notaio identifica i presenti, legge l’atto ad alta voce (come farebbe di persona) e, infine, tutti appongono la propria firma digitale. Il documento che ne risulta è un file informatico con lo stesso, identico valore legale dell’atto cartaceo.
Quali Atti Notarili si Possono Fare Online?
La digitalizzazione si è concentrata inizialmente sugli atti di natura societaria e sulle procure, ma la possibilità si sta espandendo. Ad oggi, gli atti più comuni che si possono stipulare a distanza sono:
- Costituzione di Società: È l’uso più frequente. Si possono costituire online sia S.r.l. (Società a Responsabilità Limitata) che S.r.l.s. (Semplificata).
- Procure: Sia procure generali che procure speciali. Questo è estremamente utile per chi vive all’estero e deve nominare un rappresentante in Italia per vendere una casa o gestire una successione.
- Atti Societari: Come verbali di assemblea (anche straordinari), cessioni di quote di S.r.l., e altre modifiche statutarie.
- Atti Immobiliari (Rogito): Sebbene tecnicamente possibile, la stipula di atti di compravendita (rogito) o di mutuo a distanza è ancora meno frequente, data la complessità dell’operazione, ma è una possibilità prevista dalla legge.
I Requisiti Indispensabili: Cosa Serve per Firmare Online
Per poter partecipare a un atto notarile a distanza, Lei (e tutte le altre parti) dovete essere in possesso di specifici strumenti digitali. Senza questi, l’atto non può avvenire.
A. Un Sistema di Identificazione Digitale Forte Il Notaio deve essere certo della Sua identità. Per farlo, la legge richiede l’uso di:
- SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) di Livello 3 (il massimo livello di sicurezza).
- O la Carta d’Identità Elettronica (CIE), con il relativo PIN e un lettore di smart card o uno smartphone abilitato NFC.
B. Una Firma Digitale Qualificata (FEQ) Questo è il requisito più importante. L’identificazione (SPID) serve a “dire chi è Lei”, la firma digitale serve a “firmare”. Non sono la stessa cosa.
- Deve possedere una Firma Digitale Qualificata (chiamata anche QES in ambito europeo).
- Si tratta solitamente di un “token” (chiavetta USB) o di una “firma remota” (che si attiva tramite un’app sul cellulare e un codice OTP).
C. La Piattaforma Notarile
- Deve avere un computer o tablet con webcam, microfono e una connessione internet stabile.
- Non deve scaricare nulla: sarà il Notaio a inviarLe via e-mail o PEC il link sicuro per accedere alla “stanza virtuale” sulla piattaforma del Notariato.
Guida Passo-Passo per l’Utente
Se desidera stipulare un atto a distanza, ecco l’iter da seguire:
- Contattare lo Studio Notarile: Scelga il Notaio e specifichi subito che desidera procedere con un atto a distanza (online).
- Verificare i Requisiti: Il Notaio Le chiederà se è già in possesso di SPID (Livello 3) e di una Firma Digitale Qualificata. In caso negativo, dovrà procurarseli prima dell’appuntamento (esistono diversi fornitori autorizzati).
- Invio della Documentazione: Invierà tutti i documenti necessari (bozze, documenti d’identità, codici fiscali) tramite e-mail o PEC allo studio, che preparerà l’atto.
- L’Appuntamento in Videoconferenza: Riceverà il link per la sessione. Una volta connessi tutti, il Notaio avvierà la registrazione della sessione.
- Identificazione e Lettura dell’Atto: Il Notaio La identificherà formalmente tramite il Suo SPID o CIE. Successivamente, procederà alla lettura obbligatoria dell’atto, spiegandone il contenuto e gli effetti legali.
- La Firma: Il Notaio caricherà l’atto finale sulla piattaforma. A turno, ogni parte apporrà la propria firma digitale. Il Notaio firmerà per ultimo, “chiudendo” l’atto e rendendolo un Atto Pubblico Informatico.
- Invio della Copia: Subito dopo la firma, il Notaio Le invierà la copia digitale ufficiale dell’atto (solitamente un file con estensione .p7m) via PEC o e-mail.
Domande Frequenti (FAQ) sulla Firma Digitale Notarile
D: L’atto online ha lo stesso valore legale di quello firmato su carta?
R: Assolutamente sì. L’Atto Pubblico Informatico stipulato a distanza ha la stessa identica validità legale e probatoria dell’atto tradizionale cartaceo.
D: SPID e Firma Digitale sono la stessa cosa?
R: No. È l’errore più comune. Lo SPID serve per identificarsi (come mostrare un documento d’identità). La Firma Digitale serve per firmare (come apporre la propria firma autografa). Per l’atto online servono entrambi.
D: Posso fare un atto online se vivo all’estero?
R: Sì, questo è uno dei principali vantaggi. Se Lei è un cittadino italiano all’estero o uno straniero, può partecipare. Avrà bisogno di un sistema di identificazione eIDAS riconosciuto in Europa e di una Firma Digitale Qualificata (QES) valida nell’Unione Europea.
La possibilità di firmare atti a distanza rappresenta una vera rivoluzione, specialmente per il mondo delle imprese e per i cittadini che vivono lontano. È una procedura sicura, efficiente e pienamente legale, che mantiene però la centralità e la garanzia del controllo di legalità offerto dal Notaio.
